1. Qué columnas necesita una plantilla de entradas en Excel
Si vas a llevar el control de tu evento en una plantilla de entradas en Excel o Google Sheets, lo primero es definir bien las columnas. Una planilla desordenada genera errores de cobro, entradas vendidas dos veces y filas en la puerta. Esta es la estructura mínima que funciona para la mayoría de los eventos.
| Columna | Para qué sirve | Ejemplo |
|---|---|---|
| N° de entrada | Identificar cada ticket de forma única | 0001, 0002, 0003 |
| Nombre y apellido | Saber a quién pertenece la entrada | Juan Pérez |
| Email / teléfono | Contactar y enviar la entrada | juan@mail.com |
| Tipo de entrada | Diferenciar Early Bird, General, VIP | VIP |
| Precio | Controlar la recaudación | $15.000 |
| Estado de pago | Saber quién ya pagó | Pagado / Pendiente |
| Ingresó | Marcar el check-in en la puerta | Sí / No |
2. Cómo armar la plantilla paso a paso
- Creá la hoja "Ventas": una fila por cada entrada vendida con las columnas de arriba.
- Creá la hoja "Resumen": usá
=CONTAR.SI(Ventas!D:D;"VIP")para contar por tipo y=SUMAR.SI(Ventas!F:F;"Pagado";Ventas!E:E)para la recaudación cobrada. - Validá los datos: usá listas desplegables (Datos → Validación) para "Tipo de entrada" y "Estado de pago" y evitar errores de tipeo.
- Compartila en Google Sheets: así varios RRPP pueden cargar ventas al mismo tiempo desde el celular.
Con esto ya tenés una planilla funcional. El problema aparece cuando el evento crece: la planilla no cobra, no envía la entrada, no valida en la puerta y cualquiera puede sacar una captura de pantalla y entrar gratis.
3. Los límites de controlar entradas con Excel
Una planilla sirve para empezar, pero no escala. Estos son los problemas que aparecen en todo evento que crece:
No cobra sola
Tenés que revisar transferencias, alias y comprobantes uno por uno por WhatsApp.
Entradas duplicadas
Una captura del Excel o del comprobante se puede reenviar y usar varias veces.
Filas en la puerta
Buscar nombres en una planilla mientras entra la gente genera demoras y descontrol.
Errores humanos
Una celda mal cargada descuadra la recaudación y los cupos reales.
4. Cómo automatizar todo lo que hace la plantilla (y lo que no puede hacer)
Todo lo que llevás a mano en Excel —ventas, cobro, control de pago, cupos y check-in— lo hace de forma automática una ticketera como Passcore. La diferencia es que además cobra, emite la entrada y la valida en la puerta.
| Tarea | Con plantilla Excel | Con Passcore |
|---|---|---|
| Registrar ventas | Manual, una fila por persona | Automático con cada compra online |
| Cobrar | Transferencia + revisar comprobante | MercadoPago con acreditación instantánea |
| Entregar la entrada | Mandás PDF o número a mano | El comprador recibe su QR al instante |
| Evitar duplicados | Imposible de controlar | QR único antifraude, se marca como usado |
| Check-in en puerta | Buscar nombre en la planilla | Escaneo QR desde el celular en <0,5 s |
| Exportar a Excel | Ya está en Excel | Exportás ventas y asistentes a Excel/CSV cuando quieras |
5. Cuándo conviene pasar de la planilla a un sistema
Si tu evento es chico y privado, la planilla alcanza. Pero si vendés al público, cobrás por adelantado, trabajás con RRPP o querés evitar entradas falsas, conviene automatizar. Passcore es gratis para el organizador (la comisión la paga el comprador), así que podés profesionalizar la venta sin costo fijo.
- Vendés más de 50 entradas o trabajás con varios promotores.
- Querés cobrar online y no perseguir transferencias.
- Te preocupa que entren con entradas falsas o capturas.
- Querés medir tus anuncios de Instagram, Facebook o TikTok con datos de compra reales.